Regulamin świadczenia usług Varilo

• Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork NIP: 841-161-18-09 e-mail: kontakt@varilo.eu Serwis: varilo.pl

§ 1. Postanowienia ogólne

• Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach platformy Varilo przez Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, NIP 841-161-18-09, e-mail kontakt@varilo.eu, dalej „Usługodawca”.
• Usługa jest świadczona za pośrednictwem Serwisu dostępnego w szczególności pod adresem varilo.pl.
• Varilo jest usługą typu Software as a Service (SaaS), przeznaczoną przede wszystkim dla przedsiębiorców, osób prawnych, jednostek organizacyjnych oraz innych organizacji wykorzystujących checklisty, kontrole, inspekcje, obchody i raporty w swojej działalności.
• Jeżeli do określonej umowy znajdują zastosowanie bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznające osobie fizycznej prawa konsumenta lub przedsiębiorcy na prawach konsumenta, postanowienia Regulaminu stosuje się z uwzględnieniem tych przepisów.

§ 2. Definicje

Serwis - platforma internetowa Varilo wraz z jej funkcjonalnościami.

Usługa - odpłatne udostępnianie funkcjonalności Varilo w modelu SaaS.

Klient - podmiot, który zawiera z Usługodawcą umowę o korzystanie z Varilo.

Użytkownik - osoba fizyczna, której Klient przyznał indywidualny dostęp do Konta.

Administrator Konta - Użytkownik posiadający uprawnienia administracyjne w ramach Konta Klienta.

Wykonujący kontrolę - osoba wypełniająca udostępnioną Checklistę, w szczególności po użyciu kodu QR, znacznika NFC lub linku; osoba ta nie musi posiadać Konta.

Konto - wydzielone środowisko Klienta w Varilo.

Checklista - formularz, lista kontrolna, ankieta lub inny zestaw pól i pytań utworzony lub udostępniony w Varilo.

Kontrola - pojedyncze wykonanie Checklisty.

Treści Klienta - dane, odpowiedzi, zdjęcia, pliki, komentarze, checklisty, raporty i inne materiały wprowadzone do Serwisu przez Klienta, jego Użytkowników lub osoby działające na jego rzecz.

Plan - wariant abonamentu określający limity korzystania z Usługi.

Okres Rozliczeniowy - okres, za który naliczane jest wynagrodzenie za Usługę; standardowo jeden miesiąc, chyba że ustalono inaczej.

§ 3. Zakres Usługi

• Varilo umożliwia w szczególności tworzenie checklist i formularzy, wykonywanie kontroli i obchodów, udostępnianie checklist przez QR, NFC lub link, rejestrowanie wyników i nieprawidłowości, gromadzenie załączników, tworzenie raportów i statystyk oraz zarządzanie użytkownikami i dostępami.
• Wybrane Checklisty mogą być wykonywane bez logowania, jeżeli Klient skonfiguruje je w taki sposób i udostępni odpowiedni kod QR, znacznik NFC lub link.
• Szczegółowy zakres funkcji dostępnych w danym momencie może wynikać również z opisów w Serwisie. Wszystkie standardowe funkcje Varilo są dostępne w płatnych Planach, z uwzględnieniem limitów właściwych dla danego Planu.
• Usługi indywidualne, wdrożenia, integracje, szkolenia, dedykowane funkcje lub SLA mogą być przedmiotem odrębnej oferty, w szczególności dla Planu ENTERPRISE.

§ 4. Charakter narzędzia i odpowiedzialność za procesy Klienta

• Varilo jest narzędziem informatycznym wspierającym cyfryzację i dokumentowanie procesów. Samo korzystanie z Varilo nie zastępuje wymaganych prawem przeglądów, decyzji osób posiadających odpowiednie kwalifikacje ani profesjonalnej oceny prawnej, technicznej, BHP, jakościowej lub przeciwpożarowej.
• Klient samodzielnie odpowiada za ustalenie, jakie kontrole powinny być wykonywane, ich częstotliwość, treść pytań, osoby uprawnione do wykonywania kontroli oraz działania wymagane po stwierdzeniu nieprawidłowości.
• Szablony i przykładowe checklisty udostępniane przez Varilo mają charakter pomocniczy. Klient powinien zweryfikować i dostosować je do własnej działalności, procedur, sprzętu i obowiązujących wymagań.

§ 5. Wymagania techniczne

• urządzenie z dostępem do Internetu
• aktualna przeglądarka internetowa
• aktywny adres e-mail dla Użytkowników posiadających Konto
• urządzenie umożliwiające odczyt kodu QR, jeśli Klient korzysta z tej funkcji
• urządzenie z obsługą NFC, jeśli Klient korzysta ze znaczników NFC.

Klient odpowiada za własne urządzenia, dostęp do Internetu oraz zabezpieczenie środowiska, z którego korzysta z Varilo.

§ 6. Zawarcie umowy

• Umowa może zostać zawarta przez rejestrację Konta i akceptację Regulaminu, złożenie zamówienia, zaakceptowanie oferty przesłanej przez Usługodawcę albo podpisanie indywidualnej umowy.
• Akceptacja Regulaminu jest warunkiem korzystania z płatnej Usługi.
• Osoba zakładająca Konto lub zamawiająca Usługę w imieniu organizacji oświadcza, że jest uprawniona do jej reprezentowania albo posiada odpowiednie umocowanie.
• Usługodawca może uzależnić aktywację płatnego Planu od podania danych potrzebnych do wystawienia faktury lub od zaksięgowania należnej płatności, jeżeli tak wskazano w ofercie lub na fakturze.

§ 7. Konto i Użytkownicy

• Klient odpowiada za prawdziwość i aktualność danych podanych podczas rejestracji i zamówienia.
• Dane dostępowe do Konta są przeznaczone dla konkretnego Użytkownika i nie mogą być udostępniane osobom nieuprawnionym.
• Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień swoim Użytkownikom oraz za działania osób korzystających z Konta z nadanymi przez niego uprawnieniami.
• W razie podejrzenia nieautoryzowanego dostępu Klient powinien niezwłocznie zabezpieczyć Konto i poinformować Varilo.

§ 8. QR, NFC i dostęp bez logowania

• Klient może udostępnić Checklistę poprzez kod QR, znacznik NFC lub link. W zależności od konfiguracji wykonanie Checklisty może nie wymagać logowania.
• Klient odpowiada za miejsce i sposób udostępnienia kodu, znacznika lub linku oraz za dobór zakresu informacji udostępnionych osobie wykonującej Kontrolę.
• Klient powinien traktować kod, znacznik lub link umożliwiający dostęp do informacji poufnych jak element dostępu i odpowiednio go chronić.
• W przypadku utraty kontroli nad kodem, znacznikiem lub linkiem Klient powinien, o ile funkcjonalność na to pozwala, dezaktywować go lub zastąpić nowym.

§ 9. Plany i Cennik

Standardowe Plany Varilo na dzień publikacji niniejszej wersji Regulaminu:

• Wskazane ceny są cenami netto. Do ceny doliczany jest VAT według stawki wynikającej z obowiązujących przepisów.
• Wszystkie standardowe funkcje Varilo są dostępne w płatnych Planach; Plany różnią się przede wszystkim limitami.
• W Planie ENTERPRISE cena, limity i dodatkowe warunki są ustalane indywidualnie.
• Aktualny Cennik publikowany w Serwisie ma zastosowanie do nowych zamówień. Cena zaakceptowana przez Klienta obowiązuje przez opłacony Okres Rozliczeniowy.

§ 10. Limity Planów

• Korzystanie z Usługi podlega limitom właściwym dla wybranego Planu.
• Po osiągnięciu limitu Varilo może ograniczyć możliwość dodawania nowych Użytkowników, aktywowania kolejnych Checklist, wykonywania nowych Kontroli lub przesyłania kolejnych plików - odpowiednio do przekroczonego limitu.
• Samo osiągnięcie limitu nie powoduje automatycznego naliczenia dodatkowej opłaty, chyba że Klient zaakceptował inne warunki.
• Klient może zwrócić się o zmianę Planu na wyższy lub o ofertę indywidualną.

§ 11. Faktury i płatności

• Wynagrodzenie za Usługę jest płatne na podstawie faktury wystawionej przez Usługodawcę.
• Płatność odbywa się przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Varilo nie pobiera obecnie płatności automatycznych i nie obciąża kart płatniczych.
• Termin płatności wskazany jest na fakturze, w ofercie albo indywidualnej umowie.
• Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
• W razie opóźnienia w płatności Usługodawca może wezwać Klienta do zapłaty oraz naliczyć odsetki zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wskazanego w wezwaniu Usługodawca może zawiesić dostęp do płatnych funkcji lub możliwość wykonywania nowych Kontroli do czasu uregulowania zaległości.
• Faktury są wystawiane i przekazywane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi fakturowania, w tym z wykorzystaniem KSeF, jeżeli obowiązek taki ma zastosowanie.

§ 12. Czas trwania, rozliczenia i rezygnacja

• Jeżeli Strony nie ustaliły inaczej, standardowa Umowa jest zawierana na czas nieokreślony i rozliczana w miesięcznych Okresach Rozliczeniowych.
• Klient może zrezygnować z Usługi w każdym czasie ze skutkiem na koniec aktualnie opłaconego Okresu Rozliczeniowego, przesyłając informację na adres e-mail Usługodawcy lub korzystając z funkcji rezygnacji, jeżeli jest dostępna w Serwisie.
• Klient może korzystać z Usługi do końca opłaconego okresu. Opłata za rozpoczęty Okres Rozliczeniowy nie jest zwracana, chyba że obowiązek zwrotu wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów lub indywidualnych ustaleń.
• Dla umów rocznych, czasowych lub ENTERPRISE okres obowiązywania i zasady wypowiedzenia mogą zostać określone odmiennie w ofercie lub umowie.

§ 13. Obowiązki Klienta i działania niedozwolone

Klient zobowiązuje się korzystać z Varilo zgodnie z prawem, Regulaminem i przeznaczeniem Usługi. W szczególności zabronione jest:

• dostarczanie treści bezprawnych lub naruszających prawa osób trzecich
• podejmowanie prób uzyskania nieautoryzowanego dostępu do systemów, Kont innych Klientów lub infrastruktury
• obchodzenie limitów, zabezpieczeń lub mechanizmów kontroli dostępu
• wprowadzanie złośliwego kodu, skryptów lub innych elementów mogących zakłócić działanie Serwisu
• wykorzystywanie Usługi w sposób mogący powodować nadmierne obciążenie infrastruktury
• kopiowanie, dekompilowanie lub odtwarzanie kodu źródłowego Varilo poza zakresem bezwzględnie dopuszczonym przez prawo
• odsprzedaż lub udostępnianie Varilo jako własnej konkurencyjnej usługi bez zgody Usługodawcy.

§ 14. Treści Klienta i własność danych

• Prawa do Treści Klienta pozostają przy Kliencie lub właściwym właścicielu praw.
• Klient udziela Usługodawcy niewyłącznego prawa do technicznego przetwarzania Treści Klienta wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa, wsparcia technicznego, wykonywania kopii zapasowych i realizacji obowiązków prawnych.
• Varilo nie nabywa własności Checklist, odpowiedzi ani raportów Klienta.
• Usługodawca może wykorzystywać informacje techniczne i statystyczne w postaci zagregowanej lub zanonimizowanej, która nie pozwala na identyfikację Klienta ani osoby fizycznej, w celu utrzymania, analizy i rozwoju Usługi.

§ 15. Prawa do Serwisu

• Prawa do oprogramowania, interfejsu, elementów graficznych, rozwiązań technicznych, nazwy i materiałów Varilo przysługują Usługodawcy lub odpowiednim licencjodawcom.
• Na okres obowiązywania Umowy Klient otrzymuje niewyłączne i niezbywalne prawo korzystania z Usługi zgodnie z Regulaminem i wybranym Planem.
• Umowa nie powoduje przeniesienia na Klienta praw autorskich do oprogramowania Varilo.

§ 16. Ochrona danych osobowych

• Zasady przetwarzania danych, dla których Usługodawca jest administratorem, określa Polityka prywatności i plików cookies Varilo.
• Jeżeli Varilo przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, zastosowanie ma Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) Varilo.
• Akceptując Regulamin i korzystając z Usługi jako administrator danych, Klient akceptuje również DPA udostępnioną przez Varilo w formie elektronicznej, chyba że Strony podpisały odrębną umowę powierzenia.

§ 17. Poufność

• Strony zobowiązują się zachować w poufności niepubliczne informacje techniczne, biznesowe, organizacyjne i handlowe uzyskane w związku z wykonywaniem Umowy.
• Informacje poufne mogą być ujawniane osobom i dostawcom w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy, pod warunkiem odpowiedniego zobowiązania do poufności, albo gdy ujawnienie jest wymagane prawem.
• Obowiązek poufności pozostaje w mocy także po zakończeniu Umowy.

§ 18. Dostępność, aktualizacje i prace techniczne

• Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości i bezpieczeństwa Usługi, jednak standardowe Plany nie obejmują gwarantowanego poziomu dostępności SLA, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
• Przerwy mogą wystąpić w szczególności z powodu konserwacji, aktualizacji, awarii, zdarzeń związanych z bezpieczeństwem, działania dostawców infrastruktury lub zdarzeń pozostających poza rozsądną kontrolą Usługodawcy.
• Varilo może być rozwijane i aktualizowane. Usługodawca może zmieniać interfejs, rozwiązania techniczne i funkcje, o ile nie narusza to obowiązków wynikających z obowiązującej Umowy.
• Indywidualny SLA może zostać ustalony w szczególności dla Planu ENTERPRISE.

§ 19. Pomoc techniczna i reklamacje

• Zgłoszenia techniczne i reklamacje można przesyłać na adres kontakt@varilo.eu.
• Zgłoszenie powinno zawierać dane pozwalające zidentyfikować Klienta oraz możliwie dokładny opis problemu. Usługodawca może poprosić o informacje potrzebne do odtworzenia problemu.
• Usługodawca rozpatruje zgłoszenia bez zbędnej zwłoki. Jeżeli do Klienta mają zastosowanie bezwzględnie obowiązujące przepisy przewidujące szczególny termin odpowiedzi na reklamację, termin ten ma pierwszeństwo.

§ 20. Zawieszenie i rozwiązanie Umowy

• Usługodawca może czasowo zawiesić dostęp do Usługi w przypadku braku płatności, istotnego naruszenia Regulaminu, zagrożenia bezpieczeństwa, podejrzenia nieautoryzowanego dostępu lub korzystania z Serwisu w sposób bezprawny.
• Jeżeli charakter naruszenia na to pozwala, przed trwałym zakończeniem Umowy Usługodawca wezwie Klienta do usunięcia naruszenia w odpowiednim terminie.
• Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu, w szczególności jeżeli naruszenie zagraża bezpieczeństwu Serwisu lub prawom innych osób.
• W przypadku planowanego zakończenia świadczenia Varilo z przyczyn innych niż naruszenie po stronie Klienta Usługodawca poinformuje aktywnych Klientów z odpowiednim wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe, i umożliwi im pobranie danych w zakresie dostępnych funkcji eksportu.

§ 21. Dane po zakończeniu Umowy

• Przed zakończeniem Umowy Klient powinien pobrać raporty i inne dane, które chce zachować, wykorzystując dostępne funkcje eksportu.
• Po zakończeniu świadczenia Usługi dane przetwarzane w imieniu Klienta są usuwane lub zwracane zgodnie z DPA i poleceniem Klienta, chyba że przepisy prawa wymagają dalszego przechowywania.
• Dane mogą pozostawać w zabezpieczonych kopiach zapasowych do czasu ich rotacyjnego nadpisania. W tym okresie nie są wykorzystywane do innych celów niż zapewnienie integralności kopii i realizacja obowiązków prawnych.

§ 22. Odpowiedzialność

• Klient odpowiada za treść swoich Checklist, prawidłowość wprowadzanych danych, interpretację wyników Kontroli, decyzje podjęte na ich podstawie, nadawanie dostępów oraz zgodność swoich procesów z prawem.
• W relacjach z Klientami biznesowymi Usługodawca nie odpowiada, w zakresie dopuszczonym przez prawo, za utracone korzyści i szkody pośrednie ani za skutki wynikające wyłącznie z błędnej konfiguracji Checklisty, nieprawidłowych danych, niezastosowania się przez Klienta do wyników Kontroli, działania sprzętu lub sieci Klienta albo działania systemów podmiotów trzecich pozostających poza kontrolą Usługodawcy.
• W relacjach B2B łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wynikająca z Umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta za Usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą odpowiedzialności.
• Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w zakresie, w którym ich wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne przez bezwzględnie obowiązujące przepisy, w szczególności do szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 23. Zmiana cen i Regulaminu

• Usługodawca może zmienić Cennik dla przyszłych Okresów Rozliczeniowych z uzasadnionych przyczyn, w szczególności wskutek zmiany kosztów infrastruktury, kosztów usług zewnętrznych, podatków, inflacji, rozwoju lub zmiany zakresu Usługi.
• Nowa cena nie wpływa na już opłacony Okres Rozliczeniowy. Klient zostanie poinformowany o zmianie przed rozpoczęciem okresu, którego ma ona dotyczyć, i może zrezygnować z Usługi przed wejściem nowej ceny w życie.
• Regulamin może być zmieniany z powodu zmian prawa, funkcji, technologii, bezpieczeństwa lub modelu świadczenia Usługi. O istotnej zmianie dotyczącej aktywnej Umowy Klient zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Jeżeli do danego Klienta mają zastosowanie bezwzględnie obowiązujące przepisy określające szczególne zasady zmiany umowy lub usługi cyfrowej, przepisy te mają pierwszeństwo.

§ 24. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

• Do Umowy stosuje się prawo polskie.
• W sporach z Klientami biznesowymi właściwy jest sąd miejscowo właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że Strony uzgodnią inaczej albo bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
• Regulamin jest udostępniany w formie umożliwiającej jego zapisanie i odtworzenie.
• W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego i Unii Europejskiej, w szczególności Kodeks cywilny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO, Prawo komunikacji elektronicznej oraz - gdy znajduje zastosowanie - ustawa o prawach konsumenta.
• Kontakt z Usługodawcą: kontakt@varilo.eu.
• Niniejsza wersja Regulaminu obowiązuje od 5 września 2026 r..