- Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork NIP: 841-161-18-09 e-mail: kontakt@varilo.eu Serwis: varilo.pl
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem Serwisu Varilo, obsługą kont, zawieraniem i wykonywaniem umów oraz kontaktem z użytkownikami jest Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, NIP 841-161-18-09.
Kontakt w sprawach prywatności i ochrony danych: kontakt@varilo.eu.
Varilo jest platformą SaaS do tworzenia i wykonywania checklist, kontroli, inspekcji i obchodów, udostępniania ich m.in. przez kody QR lub NFC, rejestrowania nieprawidłowości oraz tworzenia raportów i statystyk.
2. Dwie role Varilo w zakresie danych osobowych
2.1. Varilo jako administrator
Varilo jest administratorem danych, gdy samodzielnie określa cel i sposób ich przetwarzania, w szczególności w odniesieniu do danych osób zakładających konto, administratorów kont, osób reprezentujących Klientów, osób kontaktujących się z Varilo, danych rozliczeniowych oraz danych technicznych potrzebnych do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.
2.2. Varilo jako podmiot przetwarzający
Jeżeli Klient wprowadza do Varilo dane osobowe innych osób w checklistach, kontrolach, raportach, komentarzach, zdjęciach lub załącznikach, co do zasady administratorem tych danych jest Klient, a Varilo przetwarza je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający.
Dotyczy to również sytuacji, gdy osoba wykonuje checklistę po zeskanowaniu kodu QR, znacznika NFC lub po otwarciu udostępnionego linku, bez zakładania własnego konta Varilo. Za podstawę prawną zbierania tych danych oraz realizację obowiązków informacyjnych wobec tych osób odpowiada Klient.
Szczegółowe zasady takiego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) Varilo.
3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator
- dane konta i użytkownika: imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja, rola, informacje o uprawnieniach i koncie
- dane Klienta i rozliczeniowe: nazwa firmy, NIP, adres, dane osoby kontaktowej, wybrany Plan, dane dotyczące faktur i płatności
- dane kontaktowe i korespondencja przekazane podczas kontaktu z Varilo
- dane techniczne: adres IP, data i czas połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane sesji, logi logowania oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem
- inne dane dobrowolnie podane Varilo w związku z obsługą konta, zgłoszeniem technicznym lub zawieraniem umowy.
Varilo nie obsługuje obecnie płatności kartą ani płatności internetowych. Płatność za Usługę odbywa się przelewem bankowym na rachunek wskazany na wystawionej fakturze.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Założenie konta i świadczenie Usługi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - zawarcie i wykonanie umowy |
| Obsługa zamówień, rozliczeń i płatności | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązki podatkowe i rachunkowe |
| Kontakt i obsługa zapytań | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze relacji biznesowych |
| Pomoc techniczna i obsługa zgłoszeń | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka błędów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Marketing elektroniczny, jeżeli jest prowadzony | zgoda wymagana przepisami prawa, w tym art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej; w zakresie RODO odpowiednią podstawę stanowi zgoda lub prawnie uzasadniony interes, zależnie od okoliczności |
5. Dane przetwarzane w imieniu Klienta
Zakres danych znajdujących się w checklistach i kontrolach określa Klient. Mogą one obejmować w szczególności imię i nazwisko, stanowisko lub dział, identyfikatory urządzeń, maszyn, pojazdów lub lokalizacji, odpowiedzi w formularzu, datę i godzinę kontroli, komentarze, zdjęcia, załączniki, informacje o nieprawidłowościach oraz inne dane wpisane przez Klienta lub osobę wykonującą kontrolę.
Klient powinien stosować zasadę minimalizacji danych i nie gromadzić za pośrednictwem Varilo danych, które nie są potrzebne do realizacji celu danej kontroli.
Szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 RODO, powinny być przetwarzane w Varilo wyłącznie wtedy, gdy jest to rzeczywiście niezbędne i Klient posiada właściwą podstawę prawną oraz odpowiednie zabezpieczenia.
6. Hosting i odbiorcy danych
Podstawowym dostawcą infrastruktury hostingowej wykorzystywanej do działania Varilo i przechowywania danych jest Name.com. W zakresie, w jakim Name.com przetwarza dane przechowywane w ramach hostingu w imieniu Varilo, występuje jako dalszy podmiot przetwarzający.
Dane mogą być również udostępniane innym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi lub realizacji obowiązków prawnych, w szczególności dostawcom wsparcia technicznego, usług księgowych lub prawnych, jeżeli Varilo korzysta z takich usług, oraz właściwym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Varilo nie sprzedaje danych osobowych Klientów ani Użytkowników.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Name.com jest dostawcą z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Zgodnie z publicznie dostępnymi warunkami dotyczącymi usług hostingowych Name.com dane związane ze świadczeniem tych usług mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy i przetwarzane w Stanach Zjednoczonych.
Jeżeli w związku ze świadczeniem Varilo dochodzi do przekazania danych poza EOG, transfer odbywa się z zastosowaniem mechanizmu dopuszczonego przez rozdział V RODO, odpowiedniego dla danego odbiorcy i okoliczności transferu, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń umownych, takich jak standardowe klauzule umowne.
Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem kontakt@varilo.eu.
8. Okres przechowywania danych
- dane konta i dane związane z umową - przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez czas potrzebny do rozliczeń i ochrony przed roszczeniami
- dokumentacja rozliczeniowa i podatkowa - przez okres wymagany przepisami prawa
- korespondencja i zgłoszenia - przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony roszczeń
- dane techniczne i logi - przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i rozliczalności, zgodnie z przyjętą polityką retencji
- dane przetwarzane w imieniu Klienta - przez czas świadczenia Usługi, a po jego zakończeniu zgodnie z poleceniem Klienta i Umową powierzenia, z uwzględnieniem cyklu usuwania kopii zapasowych.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
W przypadkach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa do dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Wnioski można kierować na kontakt@varilo.eu. Jeżeli żądanie dotyczy danych wprowadzonych do Varilo przez Klienta jako administratora, Varilo może przekazać żądanie właściwemu Klientowi lub poinformować osobę o konieczności skontaktowania się z tym Klientem.
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Obowiązek lub dobrowolność podania danych
Podanie danych wymaganych do utworzenia konta, zawarcia umowy lub wystawienia faktury jest dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy. Zakres danych zbieranych w checklistach ustala Klient będący administratorem tych danych.
11. Zautomatyzowane decyzje
Varilo nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych w rozumieniu art. 22 RODO.
12. Bezpieczeństwo danych
Varilo stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru Usługi i ryzyka, w szczególności mechanizmy kontroli dostępu, zabezpieczenie transmisji danych, ochronę kont administracyjnych, aktualizację oprogramowania oraz rozwiązania służące zachowaniu dostępności i odtwarzaniu danych. Zakres środków jest okresowo dostosowywany do rozwoju Serwisu i infrastruktury.
13. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może korzystać z plików cookies, pamięci lokalnej przeglądarki i innych podobnych technologii. Technologie niezbędne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia działania Serwisu, bezpieczeństwa, obsługi sesji, logowania i zapamiętania ustawień użytkownika.
Cookies lub podobne technologie, które nie są niezbędne do świadczenia usługi, w szczególności analityczne lub marketingowe, mogą być stosowane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Użytkownik powinien mieć możliwość odmowy oraz późniejszej zmiany swojej decyzji.
Szczegółowy wykaz aktualnie wykorzystywanych technologii może być prezentowany w panelu zarządzania zgodami lub banerze cookies w Serwisie. Użytkownik może również zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki.
14. Komunikacja marketingowa
Varilo może przesyłać informacje handlowe lub marketing bezpośredni z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji elektronicznej wyłącznie po spełnieniu wymagań obowiązującego prawa, w szczególności po uzyskaniu uprzedniej zgody, jeżeli jest ona wymagana. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
15. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, sposobu działania Serwisu, infrastruktury, dostawców lub zakresu przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą wersji.
16. Kontakt
W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych prosimy o kontakt: kontakt@varilo.eu.
Adres korespondencyjny: Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork.