- Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Poland NIP (Polish tax ID): 841-161-18-09 e-mail: kontakt@varilo.eu Website: varilo.pl
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met het exploiteren van de Varilo-dienst, het beheren van accounts, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten en het contact met gebruikers is Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polen, NIP 841-161-18-09.
Contact voor privacy en gegevensbescherming: kontakt@varilo.eu.
Varilo is een Software as a Service (SaaS)-platform voor het maken en uitvoeren van checklists, controles, inspecties en rondes, het beschikbaar stellen daarvan onder meer via QR-codes of NFC-tags, het registreren van afwijkingen en het opstellen van rapporten en statistieken.
2. De twee privacyrollen van Varilo
2.1. Varilo als verwerkingsverantwoordelijke
Varilo treedt op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer het zelf de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt, met name ten aanzien van personen die een account aanmaken, accountbeheerders, vertegenwoordigers van Klanten, personen die contact opnemen met Varilo, facturatiegegevens en technische gegevens die nodig zijn voor de beveiliging en correcte werking van de Dienst.
2.2. Varilo als verwerker
Wanneer een Klant persoonsgegevens van andere personen in Varilo invoert in checklists, controles, rapporten, opmerkingen, foto’s of bijlagen, is de Klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en verwerkt Varilo deze namens de Klant als verwerker.
Dit geldt ook wanneer iemand een Checklist invult na het scannen van een QR-code of NFC-tag of na het openen van een gedeelde link, zonder een eigen Varilo-account aan te maken. De Klant is verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond voor het verzamelen van deze gegevens en voor het verstrekken van de vereiste privacy-informatie aan deze personen.
De nadere regels voor deze verwerking zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst (DPA) van Varilo.
3. Gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken
- account- en gebruikersgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, organisatie, rol, informatie over bevoegdheden en het account
- Klant- en facturatiegegevens: bedrijfsnaam, NIP/fiscaal identificatienummer, adres, gegevens van de contactpersoon, gekozen Plan, factuur- en betalingsinformatie
- contactgegevens en correspondentie die bij contact met Varilo worden verstrekt
- technische gegevens: IP-adres, datum en tijd van verbinding, browser- en apparaatgegevens, sessiegegevens, inloglogboeken en beveiligingsgebeurtenissen
- andere gegevens die vrijwillig aan Varilo worden verstrekt in verband met accountbeheer, technische ondersteuning of het aangaan van een overeenkomst.
Varilo verwerkt momenteel geen kaartbetalingen of online betalingen. De betaling voor de Dienst vindt plaats via bankoverschrijving naar de bankrekening die op de door de Dienstverlener uitgereikte factuur staat vermeld.
4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Aanmaken van een account en leveren van de Dienst | art. 6 lid 1 onder b AVG - aangaan en uitvoering van de overeenkomst |
| Afhandeling van bestellingen, facturatie en betalingen | art. 6 lid 1 onder b AVG en art. 6 lid 1 onder c AVG - fiscale en boekhoudkundige verplichtingen |
| Contact en behandeling van vragen | art. 6 lid 1 onder b AVG wanneer het contact betrekking heeft op een overeenkomst, of art. 6 lid 1 onder f AVG - gerechtvaardigd belang bij correspondentie en beheer van zakelijke relaties |
| Technische ondersteuning en afhandeling van meldingen | art. 6 lid 1 onder b AVG en art. 6 lid 1 onder f AVG |
| Beveiliging van de Dienst, voorkomen van misbruik en foutdiagnose | art. 6 lid 1 onder f AVG - gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke |
| Vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen | art. 6 lid 1 onder f AVG |
| Elektronische marketing, indien uitgevoerd | toestemming vereist op grond van toepasselijk recht, waaronder art. 398 van de Poolse Wet inzake elektronische communicatie; onder de AVG is de rechtsgrond toestemming of een gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de omstandigheden |
5. Gegevens die namens de Klant worden verwerkt
De Klant bepaalt welke gegevens in Checklists en Controles worden opgenomen. Dit kunnen met name zijn: voor- en achternaam, functie of afdeling, identificatiegegevens van apparatuur, machines, voertuigen of locaties, antwoorden in formulieren, datum en tijd van een Controle, opmerkingen, foto’s, bijlagen, informatie over afwijkingen en andere gegevens die door de Klant of de persoon die de Controle uitvoert worden ingevoerd.
De Klant dient het beginsel van minimale gegevensverwerking toe te passen en via Varilo geen gegevens te verzamelen die niet noodzakelijk zijn voor het doel van een bepaalde Controle.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG mogen uitsluitend in Varilo worden verwerkt wanneer dit daadwerkelijk noodzakelijk is en de Klant over een passende rechtsgrond en passende waarborgen beschikt.
6. Hosting en ontvangers van gegevens
De primaire leverancier van de hostinginfrastructuur die wordt gebruikt voor de werking van Varilo en de opslag van gegevens is Name.com. Voor zover Name.com gegevens binnen de hostingomgeving namens Varilo verwerkt, treedt Name.com op als subverwerker.
Gegevens kunnen daarnaast uitsluitend worden verstrekt aan andere partijen voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van de Dienst of het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder leveranciers van technische ondersteuning, boekhoudkundige of juridische diensten indien Varilo daarvan gebruikmaakt, en bevoegde overheidsinstanties wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.
Varilo verkoopt geen persoonsgegevens van Klanten of Gebruikers.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Name.com is een dienstverlener die in de Verenigde Staten is gevestigd. Volgens de openbaar beschikbare voorwaarden van Name.com voor hostingdiensten kunnen gegevens die verband houden met het leveren van deze diensten buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven en in de Verenigde Staten worden verwerkt.
Wanneer de levering van Varilo een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER inhoudt, vindt die doorgifte plaats met toepassing van een mechanisme dat is toegestaan op grond van hoofdstuk V AVG en passend is voor de ontvanger en de omstandigheden van de doorgifte, met name een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen zoals de Standaardcontractbepalingen.
Informatie over de toegepaste waarborgen kan worden opgevraagd via kontakt@varilo.eu.
8. Bewaartermijnen
- account- en overeenkomstgegevens - gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dit nodig is voor afrekeningen en bescherming tegen vorderingen
- facturatie- en fiscale documentatie - gedurende de termijn die de toepasselijke wetgeving vereist
- correspondentie en supportmeldingen - zolang dit nodig is voor de behandeling van de zaak en vervolgens gedurende een periode die gerechtvaardigd is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van vorderingen
- technische gegevens en logboeken - zolang dit nodig is voor beveiliging, diagnose en verantwoordingsplicht, overeenkomstig het toepasselijke bewaarbeleid
- gegevens die namens de Klant worden verwerkt - gedurende de levering van de Dienst en daarna volgens de instructies van de Klant en de DPA, rekening houdend met de verwijderingscyclus van back-ups.
9. Rechten van betrokkenen
In de gevallen die de AVG bepaalt, heeft de betrokkene recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar en intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming berust.
Verzoeken kunnen worden gestuurd naar kontakt@varilo.eu. Indien een verzoek betrekking heeft op gegevens die door een Klant als verwerkingsverantwoordelijke in Varilo zijn ingevoerd, kan Varilo het verzoek aan de betreffende Klant doorsturen of de betrokkene informeren dat hij of zij contact met die Klant moet opnemen.
Wie van mening is dat zijn of haar gegevens onrechtmatig worden verwerkt, heeft het recht een klacht in te dienen bij de voorzitter van de Poolse toezichthouder voor gegevensbescherming (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych - UODO) of, indien van toepassing, bij een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit.
10. Verplichte of vrijwillige verstrekking van gegevens
Het verstrekken van gegevens die nodig zijn om een account aan te maken, een overeenkomst te sluiten of een factuur uit te reiken is vrijwillig, maar zonder deze gegevens kan het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst onmogelijk zijn. De Klant die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, bepaalt de omvang van de gegevens die in Checklists worden verzameld.
11. Geautomatiseerde besluitvorming
Varilo neemt ten aanzien van personen geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking in de zin van artikel 22 AVG.
12. Gegevensbeveiliging
Varilo past technische en organisatorische maatregelen toe die passend zijn bij de aard van de Dienst en de risico’s, waaronder toegangscontrole, beveiliging van gegevensoverdracht, bescherming van beheerdersaccounts, software-updates en oplossingen gericht op beschikbaarheid en herstel van gegevens. De omvang van de maatregelen wordt periodiek aangepast aan de ontwikkeling van de Dienst en de infrastructuur.
13. Cookies en vergelijkbare technologieën
De Dienst kan gebruikmaken van cookies, lokale browseropslag en andere vergelijkbare technologieën. Noodzakelijke technologieën kunnen worden gebruikt om de Dienst te laten functioneren, beveiliging te waarborgen, sessies en authenticatie te ondersteunen en gebruikersinstellingen te onthouden.
Cookies of vergelijkbare technologieën die niet noodzakelijk zijn voor de levering van de Dienst, met name analytische of marketingtechnologieën, mogen alleen worden gebruikt nadat de volgens het toepasselijke recht vereiste toestemming is verkregen, waaronder artikel 399 van de Poolse Wet inzake elektronische communicatie. De gebruiker moet dergelijke technologieën kunnen weigeren en zijn of haar keuze later kunnen wijzigen.
Een gedetailleerd overzicht van de momenteel gebruikte technologieën kan worden weergegeven in het toestemmingspaneel of de cookiebanner van de Dienst. Gebruikers kunnen cookies ook beheren via de instellingen van hun browser.
14. Marketingcommunicatie
Varilo kan commerciële informatie of direct marketing per e-mail of via andere elektronische communicatiemiddelen alleen verzenden nadat aan de eisen van het toepasselijke recht is voldaan, met name nadat voorafgaande toestemming is verkregen indien deze vereist is. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.
15. Wijzigingen van dit beleid
Dit beleid kan worden bijgewerkt in verband met wijzigingen in wetgeving, de werking van de Dienst, infrastructuur, leveranciers of de omvang van de verwerking. De actuele versie wordt in de Dienst gepubliceerd met vermelding van de versiedatum.
16. Contact
Voor vragen over privacy en gegevensbescherming kunt u contact opnemen via: kontakt@varilo.eu.
Postadres: Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polen.
Taalbepaling: deze Nederlandse versie is een vertaling van het Poolse document. Bij interpretatieverschillen prevaleert de Poolse versie, voor zover het toepasselijke recht dit toestaat.