Algemene voorwaarden Varilo

• Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Poland NIP (Polish tax ID): 841-161-18-09 e-mail: kontakt@varilo.eu Website: varilo.pl

§ 1. Algemene bepalingen

Deze Algemene Voorwaarden bepalen de regels voor de elektronische dienstverlening via het Varilo-platform door Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polen, NIP 841-161-18-09, e-mail kontakt@varilo.eu, hierna de “Dienstverlener”.

De Dienst wordt geleverd via de website en het platform die in het bijzonder beschikbaar zijn op varilo.pl.

Varilo is een Software as a Service (SaaS)-dienst die in de eerste plaats is bedoeld voor ondernemingen, rechtspersonen, organisatorische eenheden en andere organisaties die in hun activiteiten gebruikmaken van checklists, controles, inspecties, rondes en rapporten.

Wanneer dwingendrechtelijke bepalingen aan een natuurlijke persoon consumentenrechten of daarmee gelijkgestelde rechten toekennen, gelden deze Voorwaarden met inachtneming van die bepalingen.

§ 2. Definities

Dienst/Service - het online Varilo-platform met zijn functionaliteiten.

Dienstverlening - de betaalde beschikbaarstelling van Varilo-functionaliteiten volgens het SaaS-model.

Klant - de entiteit die met de Dienstverlener een overeenkomst aangaat voor het gebruik van Varilo.

Gebruiker - een natuurlijke persoon aan wie de Klant individuele toegang tot het Account heeft verleend.

Accountbeheerder - een Gebruiker met administratieve bevoegdheden binnen het Account van de Klant.

Uitvoerder van een Controle - de persoon die een gedeelde Checklist invult, in het bijzonder na gebruik van een QR-code, NFC-tag of link; deze persoon hoeft geen Account te hebben.

Account - de afzonderlijke omgeving van de Klant binnen Varilo.

Checklist - een formulier, controlelijst, enquête of andere set velden en vragen die in Varilo is aangemaakt of beschikbaar gesteld.

Controle - één afzonderlijke uitvoering van een Checklist.

Klantinhoud - gegevens, antwoorden, foto’s, bestanden, opmerkingen, checklists, rapporten en andere materialen die door de Klant, zijn Gebruikers of personen die namens hem handelen in de Dienst zijn ingevoerd.

Plan - een abonnementsvariant die de gebruikslimieten van de Dienst bepaalt.

Factureringsperiode - de periode waarvoor de vergoeding voor de Dienst wordt berekend; standaard één maand, tenzij anders overeengekomen.

§ 3. Omvang van de Dienst

Varilo maakt onder meer het maken van checklists en formulieren, het uitvoeren van controles en rondes, het delen van checklists via QR, NFC of links, het registreren van resultaten en afwijkingen, het verzamelen van bijlagen, het genereren van rapporten en statistieken en het beheren van gebruikers en toegangsrechten mogelijk.

Bepaalde Checklists kunnen zonder inloggen worden ingevuld wanneer de Klant deze zo configureert en de betreffende QR-code, NFC-tag of link beschikbaar stelt.

De gedetailleerde omvang van de op enig moment beschikbare functies kan ook uit de beschrijvingen in de Dienst blijken. Alle standaardfuncties van Varilo zijn beschikbaar binnen betaalde Plannen, met inachtneming van de limieten van het gekozen Plan.

Individuele diensten, implementaties, integraties, trainingen, specifieke functionaliteiten of een SLA kunnen onderwerp zijn van een afzonderlijk aanbod, met name voor het ENTERPRISE-plan.

§ 4. Aard van het hulpmiddel en verantwoordelijkheid van de Klant

Varilo is een IT-hulpmiddel ter ondersteuning van digitalisering en documentatie van processen. Het gebruik van Varilo vervangt geen wettelijk verplichte keuringen of controles, beslissingen van bevoegde of gekwalificeerde personen, noch professioneel juridisch, technisch, arbo-, kwaliteits- of brandveiligheidsadvies.

De Klant is zelf verantwoordelijk voor het bepalen welke controles moeten worden uitgevoerd, met welke frequentie, welke vragen moeten worden gesteld, wie bevoegd is om controles uit te voeren en welke maatregelen na het vaststellen van een afwijking moeten worden genomen.

Sjablonen en voorbeeldchecklists die door Varilo beschikbaar worden gesteld hebben uitsluitend een ondersteunend karakter. De Klant dient deze te verifiëren en aan te passen aan de eigen activiteiten, procedures, apparatuur en toepasselijke eisen.

§ 5. Technische vereisten

Voor het gebruik van de Dienst is vereist:

• een apparaat met internettoegang
• een actuele webbrowser
• een actief e-mailadres voor Gebruikers met een Account
• een apparaat waarmee QR-codes kunnen worden gelezen indien de Klant deze functie gebruikt
• een apparaat met NFC-ondersteuning indien de Klant NFC-tags gebruikt.

De Klant is verantwoordelijk voor zijn eigen apparatuur, internettoegang en de beveiliging van de omgeving van waaruit Varilo wordt gebruikt.

§ 6. Totstandkoming van de Overeenkomst

De Overeenkomst kan tot stand komen door registratie van een Account en aanvaarding van deze Voorwaarden, het plaatsen van een bestelling, aanvaarding van een door de Dienstverlener toegezonden aanbod of ondertekening van een individuele overeenkomst.

Aanvaarding van deze Voorwaarden is een voorwaarde voor het gebruik van de betaalde Dienst.

De persoon die namens een organisatie een Account aanmaakt of de Dienst bestelt, verklaart bevoegd te zijn deze organisatie te vertegenwoordigen of over een passende volmacht te beschikken.

De Dienstverlener kan de activering van een betaald Plan afhankelijk stellen van het verstrekken van gegevens die nodig zijn voor het uitreiken van een factuur of van ontvangst van de verschuldigde betaling, indien dit in het aanbod of op de factuur is vermeld.

§ 7. Account en Gebruikers

De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van de gegevens die bij registratie en bestelling zijn verstrekt.

Toegangsgegevens voor het Account zijn bestemd voor een specifieke Gebruiker en mogen niet aan onbevoegde personen worden verstrekt.

De Klant is verantwoordelijk voor het toekennen en intrekken van bevoegdheden van zijn Gebruikers en voor handelingen van personen die het Account gebruiken met door de Klant verleende bevoegdheden.

Bij een vermoeden van onbevoegde toegang dient de Klant het Account onmiddellijk te beveiligen en Varilo te informeren.

§ 8. QR, NFC en toegang zonder inloggen

De Klant kan een Checklist delen via een QR-code, NFC-tag of link. Afhankelijk van de configuratie kan het invullen van de Checklist zonder inloggen plaatsvinden.

De Klant is verantwoordelijk voor de plaats en wijze waarop de code, tag of link beschikbaar wordt gesteld en voor de keuze van de informatie die aan de persoon die de Controle uitvoert wordt getoond.

Een code, tag of link die toegang geeft tot vertrouwelijke informatie dient als toegangsmiddel te worden behandeld en dienovereenkomstig te worden beveiligd.

Wanneer de Klant de controle over een code, tag of link verliest, dient hij deze, voor zover de functionaliteit dat mogelijk maakt, te deactiveren of door een nieuwe te vervangen.

§ 9. Plannen en prijzen

De standaard Varilo-Plannen op de publicatiedatum van deze Voorwaarden zijn:

De vermelde prijzen zijn netto. BTW wordt toegevoegd volgens het tarief dat uit de toepasselijke wetgeving volgt.

Alle standaardfuncties van Varilo zijn beschikbaar in betaalde Plannen; de Plannen verschillen voornamelijk in limieten.

Voor het ENTERPRISE-plan worden prijs, limieten en aanvullende voorwaarden individueel overeengekomen.

De actuele Prijslijst die in de Dienst wordt gepubliceerd, geldt voor nieuwe bestellingen. De door de Klant aanvaarde prijs geldt gedurende de betaalde Factureringsperiode.

§ 10. Limieten van de Plannen

Het gebruik van de Dienst is onderworpen aan de limieten die gelden voor het gekozen Plan.

Wanneer een limiet wordt bereikt, kan Varilo het toevoegen van nieuwe Gebruikers, het activeren van verdere Checklists, het uitvoeren van nieuwe Controles of het uploaden van verdere bestanden beperken, afhankelijk van de overschreden limiet.

Het bereiken van een limiet leidt niet automatisch tot een extra vergoeding, tenzij de Klant andere voorwaarden heeft aanvaard.

De Klant kan verzoeken om een hoger Plan of om een individueel aanbod.

§ 11. Facturen en betalingen

De vergoeding voor de Dienst is betaalbaar op basis van een factuur die door de Dienstverlener wordt uitgereikt.

De betaling vindt plaats via bankoverschrijving naar de bankrekening die op de factuur staat vermeld. Varilo int momenteel geen automatische betalingen en belast geen betaalkaarten.

De betalingstermijn staat op de factuur, in het aanbod of in een individuele overeenkomst.

Als betaaldatum geldt de datum waarop de bankrekening van de Dienstverlener wordt gecrediteerd.

Bij betalingsachterstand kan de Dienstverlener betaling verlangen en wettelijke rente in rekening brengen overeenkomstig het toepasselijke recht.

Indien na het verstrijken van een aanvullende termijn in een betalingsaanmaning niet is betaald, kan de Dienstverlener de toegang tot betaalde functies of de mogelijkheid om nieuwe Controles uit te voeren opschorten totdat de achterstand is voldaan.

Facturen worden uitgereikt en verstrekt overeenkomstig de geldende facturatieregels, waaronder via het Poolse nationale e-facturatiesysteem (KSeF) wanneer dit verplicht is.

§ 12. Duur, facturering en opzegging

Tenzij Partijen anders overeenkomen, wordt de standaardovereenkomst voor onbepaalde tijd aangegaan en in maandelijkse Factureringsperioden afgerekend.

De Klant kan de Dienst op ieder moment opzeggen tegen het einde van de op dat moment betaalde Factureringsperiode door een bericht te sturen naar het e-mailadres van de Dienstverlener of gebruik te maken van een opzeggingsfunctie indien die in de Dienst beschikbaar is.

De Klant kan de Dienst blijven gebruiken tot het einde van de betaalde periode. De vergoeding voor een reeds aangevangen Factureringsperiode wordt niet terugbetaald, tenzij dwingend recht of individuele afspraken anders bepalen.

Voor jaarcontracten, overeenkomsten voor bepaalde tijd of ENTERPRISE-overeenkomsten kunnen duur en opzeggingsregels anders worden vastgelegd in het aanbod of de overeenkomst.

§ 13. Verplichtingen van de Klant en verboden gebruik

De Klant verbindt zich ertoe Varilo overeenkomstig de wet, deze Voorwaarden en het doel van de Dienst te gebruiken. In het bijzonder is het verboden:

• onrechtmatige inhoud of inhoud die rechten van derden schendt te verstrekken
• te proberen onbevoegde toegang te verkrijgen tot systemen, Accounts van andere Klanten of infrastructuur
• limieten, beveiligingsmaatregelen of toegangscontroles te omzeilen
• schadelijke code, scripts of andere elementen in te voeren die de werking van de Dienst kunnen verstoren
• de Dienst te gebruiken op een wijze die een buitensporige belasting van de infrastructuur kan veroorzaken
• de broncode van Varilo te kopiëren, decompileren of reverse-engineeren buiten de grenzen die dwingend recht toestaat
• Varilo zonder toestemming van de Dienstverlener door te verkopen of als eigen concurrerende dienst beschikbaar te stellen.

§ 14. Klantinhoud en eigendom van gegevens

De rechten op Klantinhoud blijven bij de Klant of de betreffende rechthebbende.

De Klant verleent de Dienstverlener een niet-exclusief recht om Klantinhoud technisch te verwerken uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van de Dienst, beveiliging, technische ondersteuning, back-ups en naleving van wettelijke verplichtingen.

Varilo verkrijgt geen eigendom van Checklists, antwoorden of rapporten van de Klant.

De Dienstverlener mag technische en statistische informatie gebruiken in geaggregeerde of geanonimiseerde vorm die identificatie van de Klant of een natuurlijke persoon niet mogelijk maakt, voor onderhoud, analyse en ontwikkeling van de Dienst.

§ 15. Rechten op de Dienst

De rechten op de Varilo-software, interface, grafische elementen, technische oplossingen, naam en materialen berusten bij de Dienstverlener of de betreffende licentiegevers.

Voor de duur van de Overeenkomst krijgt de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken overeenkomstig deze Voorwaarden en het gekozen Plan.

De Overeenkomst draagt geen auteursrechten op de Varilo-software over aan de Klant.

§ 16. Bescherming van persoonsgegevens

De regels voor de verwerking van gegevens waarvoor de Dienstverlener verwerkingsverantwoordelijke is, zijn opgenomen in het Privacy- en Cookiebeleid van Varilo.

Wanneer Varilo persoonsgegevens namens de Klant verwerkt, is de Verwerkersovereenkomst (DPA) van Varilo van toepassing.

Door deze Voorwaarden te aanvaarden en de Dienst als verwerkingsverantwoordelijke te gebruiken, aanvaardt de Klant tevens de door Varilo elektronisch beschikbaar gestelde DPA, tenzij Partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst hebben ondertekend.

§ 17. Vertrouwelijkheid

Partijen verbinden zich ertoe niet-openbare technische, zakelijke, organisatorische en commerciële informatie die zij in verband met de uitvoering van de Overeenkomst verkrijgen vertrouwelijk te behandelen.

Vertrouwelijke informatie mag worden bekendgemaakt aan personen en leveranciers voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, mits zij aan passende geheimhoudingsverplichtingen zijn gebonden, of wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is.

De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.

§ 18. Beschikbaarheid, updates en onderhoud

De Dienstverlener betracht passende zorg om de continuïteit en beveiliging van de Dienst te waarborgen; standaard Plannen omvatten echter geen gegarandeerd SLA-beschikbaarheidsniveau, tenzij Partijen anders overeenkomen.

Onderbrekingen kunnen met name optreden als gevolg van onderhoud, updates, storingen, beveiligingsincidenten, handelen of uitval van infrastructuurleveranciers of gebeurtenissen die redelijkerwijs buiten de macht van de Dienstverlener liggen.

Varilo kan worden ontwikkeld en bijgewerkt. De Dienstverlener kan de interface, technische oplossingen en functies wijzigen voor zover dit geen strijd oplevert met verplichtingen uit de geldende Overeenkomst.

Met name voor het ENTERPRISE-plan kan een individuele SLA worden overeengekomen.

§ 19. Technische ondersteuning en klachten

Technische meldingen en klachten kunnen worden gestuurd naar kontakt@varilo.eu.

Een melding dient gegevens te bevatten waarmee de Klant kan worden geïdentificeerd en, voor zover mogelijk, een nauwkeurige beschrijving van het probleem. De Dienstverlener kan informatie vragen die nodig is om het probleem te reproduceren.

De Dienstverlener behandelt meldingen zonder onnodige vertraging. Indien dwingendrechtelijke bepalingen die op een Klant van toepassing zijn een specifieke antwoordtermijn voor klachten voorschrijven, heeft die termijn voorrang.

§ 20. Opschorting en beëindiging

De Dienstverlener kan de toegang tot de Dienst tijdelijk opschorten bij niet-betaling, een wezenlijke schending van deze Voorwaarden, een beveiligingsrisico, een vermoeden van onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik van de Dienst.

Indien de aard van de schending dit toelaat, zal de Dienstverlener de Klant vóór definitieve beëindiging verzoeken de schending binnen een passende termijn te herstellen.

De Dienstverlener kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige of herhaalde schending van deze Voorwaarden, met name wanneer die schending de beveiliging van de Dienst of de rechten van andere personen bedreigt.

Indien Varilo om andere redenen dan een schending door de Klant wordt beëindigd, zal de Dienstverlener actieve Klanten, voor zover redelijkerwijs mogelijk, tijdig informeren en hen in staat stellen hun gegevens via beschikbare exportfuncties te downloaden.

§ 21. Gegevens na beëindiging

Vóór beëindiging van de Overeenkomst dient de Klant rapporten en andere gegevens die hij wil bewaren te downloaden via de beschikbare exportfuncties.

Na beëindiging van de Dienst worden persoonsgegevens die namens de Klant worden verwerkt overeenkomstig de DPA en de instructies van de Klant verwijderd of teruggegeven, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht is.

Gegevens kunnen in beveiligde back-ups aanwezig blijven totdat deze volgens de normale back-uprotatie worden overschreven. Gedurende die periode worden de gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden dan de integriteit van back-ups en naleving van wettelijke verplichtingen.

§ 22. Aansprakelijkheid

De Klant is verantwoordelijk voor de inhoud van zijn Checklists, de juistheid van ingevoerde gegevens, de interpretatie van de resultaten van Controles, beslissingen die daarop worden gebaseerd, het toekennen van toegangsrechten en de naleving van wetgeving binnen zijn processen.

In relaties met zakelijke Klanten is de Dienstverlener, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor gederfde winst of indirecte schade, noch voor gevolgen die uitsluitend voortvloeien uit een onjuiste configuratie van een Checklist, onjuiste gegevens, het niet opvolgen van resultaten van een Controle door de Klant, het functioneren van apparatuur of netwerk van de Klant of systemen van derden waarop de Dienstverlener geen controle heeft.

In B2B-relaties is de totale schadevergoedingsaansprakelijkheid van de Dienstverlener uit hoofde van de Overeenkomst, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het netto bedrag dat de Klant voor de Dienst heeft betaald gedurende de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid is gebaseerd.

De beperkingen gelden niet voor aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt, in het bijzonder schade die opzettelijk is veroorzaakt.

§ 23. Wijziging van prijzen en Voorwaarden

De Dienstverlener kan de Prijslijst voor toekomstige Factureringsperioden om gerechtvaardigde redenen wijzigen, waaronder wijzigingen in infrastructuurkosten, kosten van externe diensten, belastingen, inflatie, ontwikkeling of wijziging van de omvang van de Dienst.

Een nieuwe prijs heeft geen invloed op een reeds betaalde Factureringsperiode. De Klant wordt vóór aanvang van de periode waarop de nieuwe prijs van toepassing zal zijn geïnformeerd en kan de Dienst opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.

Deze Voorwaarden kunnen worden gewijzigd wegens wijzigingen in wetgeving, functionaliteiten, technologie, beveiliging of het model van dienstverlening. De Klant wordt met passende voorafgaande kennisgeving geïnformeerd over een wezenlijke wijziging die een actieve Overeenkomst raakt.

Wanneer dwingendrechtelijke bepalingen die op een bepaalde Klant van toepassing zijn bijzondere regels bevatten voor wijzigingen van een overeenkomst of digitale dienst, hebben die bepalingen voorrang.

§ 24. Toepasselijk recht en slotbepalingen

Op de Overeenkomst is Pools recht van toepassing.

Geschillen met zakelijke Klanten worden voorgelegd aan de rechtbank die territoriaal bevoegd is voor de vestigingsplaats van de Dienstverlener, tenzij Partijen anders overeenkomen of dwingend recht anders bepaalt.

Deze Voorwaarden worden beschikbaar gesteld in een vorm die opslag en reproductie ervan mogelijk maakt.

Op onderwerpen die niet in deze Voorwaarden zijn geregeld, zijn de toepasselijke bepalingen van Pools recht en het recht van de Europese Unie van toepassing, waaronder in het bijzonder het Poolse Burgerlijk Wetboek, de Poolse Wet op elektronische dienstverlening, de AVG, de Poolse Wet inzake elektronische communicatie en, voor zover van toepassing, de Poolse Wet consumentenrechten.

Contact met de Dienstverlener: kontakt@varilo.eu.

Deze versie van de Voorwaarden is van toepassing vanaf 5 september 2026.

Taalbepaling: deze Nederlandse versie is een vertaling van de Poolse Algemene Voorwaarden. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, prevaleert bij interpretatieverschillen de Poolse versie voor zover het toepasselijke recht dit toestaat.